Support administratif BNF

Fonction : Support administratif BNF

Chez Upfield, notre objectif est clair : nous contribuons à améliorer la santé et le bonheur des gens grâce à des produits nutritifs et délicieux, naturels, à base de plantes, qui sont bons pour vous et pour notre planète, et dont l'emballage est exempt de plastique.  Nous avons des marques emblématiques comme Rama, Country Crock, Blue Band et Flora que les gens du monde entier connaissent et aiment. Nous sommes un leader de catégorie de confiance depuis 1871 et pourtant nous avons l'impression de ne faire que commencer.

Performance, passion et attention définissent qui nous sommes en tant qu'entreprise, comment nous travaillons chaque jour, et la responsabilité que nous ressentons envers nos associés, nos consommateurs, nos partenaires commerciaux et notre monde.

Nous avons de grandes ambitions pour développer cette entreprise et nous voulons recruter les bonnes personnes, celles qui aiment ce qu'elles font, s'épanouissent dans les responsabilités et recherchent des opportunités de carrière.

À propos du poste !

Principales responsabilités :

Définir les tâches pour assister l'ensemble de l'équipe de direction interfonctionnelle de BeNeFra.

Activités liées aux projets propres

  • Diriger le processus P2P (Purchase to Pay), y compris la création de bons de commande, la facturation des fournisseurs et la création/mise à jour des données de la base des fournisseurs.
  • Personne de référence pour la gestion des installations (bâtiment, fournisseurs, etc.) et aide à maintenir l'espace de l'équipe propre, rangé et organisé.
  • Contribuer aux activités de renforcement de l'équipe et les diriger
  • Gérer les stocks de fournitures de bureau (fournitures pour photocopieuse, papier, stylos, cahiers, classeurs, etc.) et les équipements et fournitures de cuisine (machine à café, lait, café, thé, etc.).
  • Soutenir les communications internes en rassemblant le contenu des bulletins d'information, en envoyant des communications et en apportant son aide si nécessaire.
  • Rapports réguliers et ad hoc

 Administration

  • Gérer les demandes de soutien ad hoc du bureau français pour la gestion d'initiatives, y compris l'organisation de réunions, notamment la réservation de salles et la restauration si nécessaire. Coordonner et gérer les livrables, y compris les ordres du jour, les actions, les vérifications préalables, etc.
  • Gestion du courrier et des coursiers, y compris la coordination des échantillons pour les envois aux clients, aux équipes commerciales, etc.
  • Contribuer au processus d'embauche : gérer l'inventaire des équipements de bureau, les cartes magnétiques, le support informatique.
  • Soutenir le responsable du personnel dans ses tâches administratives et opérationnelles

Fournir un soutien administratif au directeur général BeNeFra et au responsable commercial France.

  • Aider à la gestion des flux de travail (planification, visites de marché, présentations selon les besoins).
  • Gestion du calendrier, y compris la gestion proactive des conflits
  • Gestion des voyages, y compris la réservation de vols, d'hôtels, de voitures, etc.
  • Gérer de manière proactive le budget des voyages et des dépenses et identifier les opportunités et les risques.
  • Assurer la liaison avec les homologues d'autres régions (principalement les États-Unis) pour coordonner les visites de marché des cadres.

À propos de vous !

Exigences minimales :

  • Diplôme universitaire de premier cycle requis.
  • Expérience de + de 5 ans dans un rôle administratif ou équivalent au sein d'une entreprise de biens de consommation conditionnés avec une expérience avec les équipes commerciales (ventes, marketing) de préférence.
  • Connaissance pratique des programmes de la suite Office 365 requise.
  • Connaissance de base de SAP idéale. 
  • Excellentes compétences en communication verbale et écrite en anglais et en français avec une forte attention aux détails.
  • Maintenir la confidentialité concernant toutes les informations sensibles, confidentielles et exclusives.
  • Capacité à faire preuve d'une attitude flexible et attentive dans un environnement de travail en équipe.
  • Proactif, autonome et capable de se lancer dans l'action.
  • Approche pratique et structurée

Vous aimerez travailler dans un environnement en évolution constante et il vous faudra travailler dur et faire preuve de détermination ; nous vous donnerons la responsabilité dont vous avez besoin pour avoir un impact.

Vous devrez tenir les engagements que vous prendrez. Et nous vous donnerons la liberté et la flexibilité de faire votre travail et de construire votre propre carrière.

Chez Upfield, nous voulons que vous apportiez vos idées, votre motivation et votre désir de réussir ! C’est à vous de compléter cette partie de la fonction.